Nadia est décoratrice événementielle, en micro-entreprise depuis quatre ans. En mars, une PME lui commande la décoration de la soirée de ses vingt ans d’existence. Elle envoie un devis, le client le renvoie signé avec la mention « bon pour accord » et verse 30 % du montant. Nadia commande les fleurs et réserve du mobilier chez un loueur. Trois semaines avant la soirée, le client annule pour raisons budgétaires et réclame la somme versée.

Ses conditions générales, publiées sur son site, prévoient que l’acompte reste acquis en cas d’annulation. Le client ne les a jamais vues. Que vaut alors chacun de ses documents ?

Le devis signé engage les deux parties, mais il ne prévoit pas l’annulation

Premier point, plutôt rassurant : le contrat existe. Il se forme par la rencontre d’une offre et d’une acceptation (article 1113 du Code civil), et un devis daté, signé avec la mention « bon pour accord », remplit ce rôle. Le client ne peut plus discuter le prix convenu, et Nadia ne peut pas modifier seule le contenu de la prestation.

Le problème tient à ce que le devis ne dit pas : rien sur l’annulation, la somme versée ou les achats engagés. Faute de clause, on retombe sur les règles générales du droit des contrats. Nadia n’est pas démunie, puisque le client s’est engagé, mais elle devra argumenter là où une ligne du devis aurait tranché.

Deux oublis reviennent souvent. La durée de validité de l’offre, sans laquelle vous risquez de rester tenu par un prix proposé un an plus tôt. Et la nature de l’avance : Nadia a écrit « acompte », elle aurait pu écrire « arrhes », et les conséquences d’une annulation ne sont pas les mêmes.

Des CGV en ligne ne valent que si le client les a acceptées

Les conditions générales de vente rassemblent les règles communes à toutes vos missions. Entre professionnels, le Code de commerce prévoit que vous les communiquiez à tout acheteur qui en fait la demande, et elles constituent le socle unique de la négociation commerciale (article L441-1).

Elles n’ont toutefois d’effet que si le client en a eu connaissance et les a acceptées (article 1119 du Code civil). C’est là que Nadia perd pied : des CGV restées sur son site risquent fort de ne pas être opposables au client. Il aurait suffi de les joindre au devis et d’ajouter, au-dessus de la signature, une phrase indiquant que le client les a lues et acceptées.

Si une entreprise cliente vous oppose ses propres conditions d’achat, les clauses incompatibles des deux documents sont sans effet, et les conditions particulières l’emportent sur les conditions générales. Mieux vaut donc écrire l’annulation dans le devis lui-même.

Quand un contrat de prestation vaut le temps qu’il demande

Pour une mission ponctuelle, un devis précis accompagné de CGV acceptées couvre la plupart des situations. Le contrat dédié se justifie quand la mission sort de l’ordinaire : plusieurs mois de travail, facturation au temps passé, accès aux données du client, création d’éléments protégés par le droit d’auteur, recours à des sous-traitants. Il règle alors les livrables, le calendrier, la confidentialité et la résiliation.

Pour Nadia, une clause d’annulation aurait suffi : une part du prix due selon la date de l’annulation, et le remboursement des achats engagés sur justificatifs. Si votre activité repose sur quelques gros clients, faire rédiger ou relire un modèle une fois pour toutes, par exemple auprès de Desrumaux Avocats, cabinet bordelais de droit des affaires fondé en 2016, vous donne une base adaptée à votre métier plutôt qu’un modèle générique.

Ce qui doit figurer noir sur blanc, quel que soit le document

Devis, CGV ou contrat, ces informations doivent apparaître quelque part, de préférence dans ce que le client signe :

• votre identité (mention « EI » ou « entrepreneur individuel », numéro SIRET) et celle du client ;
• la prestation, les livrables et les délais ;
• le prix, avec la mention « TVA non applicable, art. 293 B du CGI » si vous relevez de la franchise en base ;
• l’avance demandée, les échéances et le délai de règlement ;
• avec un client professionnel, le taux des pénalités de retard et l’indemnité forfaitaire de 40 € (article L441-10 du Code de commerce) ;
• les conditions d’annulation et le sort des sommes versées.

Avec un particulier, le Code de la consommation impose en plus de l’informer avant tout engagement sur la prestation, son prix et votre identité, et de lui indiquer le médiateur de la consommation dont vous relevez. Un contrat conclu à distance ou hors établissement, chez lui par exemple, ouvre en principe un délai de rétractation de quatorze jours. Pour commencer avant, recueillez sa demande expresse et gardez-en la trace.

Dernier réflexe, pour le jour où une mission finit en impayé : rangez dès la signature le devis signé, les CGV jointes, les e-mails de validation et les preuves de livraison dans un même dossier. La mise en demeure (article 1344 du Code civil), puis l’injonction de payer, s’appuient sur ces pièces, souvent introuvables six mois plus tard.